Privacybeleid

Fairway Festival hecht veel belang aan jouw privacy. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle bezoekers van onze website, ticketkopers, nieuwsbriefinschrijvers, deelnemers aan wedstrijden, partners en bezoekers van Fairway Festival.

1. Wie zijn wij?

Fairway Festival wordt georganiseerd door:

EGC Edegem NV
Drie Eikenstraat 510,2650 Edegem
BE0457867813
E-mail: info@fairwayfestival.be
Website: www.fairwayfestival.be

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van je interactie met Fairway Festival kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens, indien nodig
• Geboortedatum of leeftijd, indien relevant voor toegang, veiligheid of deelnamevoorwaarden
• Betalings- en ticketgegevens
• Gegevens over je bestelling of reservatie
• Communicatie die je met ons voert via e-mail, formulieren of sociale media
• Beeldmateriaal, zoals foto’s en video’s gemaakt tijdens het festival
• Technische gegevens zoals IP-adres, browser, toestelgegevens en cookiegegevens
• Marketingvoorkeuren, zoals nieuwsbriefinschrijving of advertentie-interacties

Wij verzamelen enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Dat sluit aan bij het principe van gegevensminimalisatie onder de GDPR.

3. Waarom gebruiken we jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Ticketverkoop en festivalorganisatie

We verwerken je gegevens om tickets te verkopen, bestellingen te beheren, toegang tot het festival te controleren, praktische communicatie te sturen en de organisatie van het evenement vlot te laten verlopen.

Klantenservice en communicatie

Wanneer je ons contacteert, gebruiken we je gegevens om je vraag te beantwoorden of je verder te helpen.

Nieuwsbrieven en marketing

Als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief of toestemming geeft voor marketingcommunicatie, kunnen wij je op de hoogte houden van updates, line-up aankondigingen, praktische informatie, acties en toekomstige edities van Fairway Festival.

Je kunt je op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink in onze e-mails.

Veiligheid en toegangscontrole

We kunnen persoonsgegevens verwerken om de veiligheid van bezoekers, medewerkers, artiesten en partners te waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan toegangscontrole, leeftijdscontrole, crowd management of de opvolging van incidenten.

Foto en video

Tijdens Fairway Festival kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor sfeerbeelden, communicatie, sociale media, website, pers, aftermovies en promotie van toekomstige edities.

Wanneer je het festivalterrein betreedt, kan je herkenbaar in beeld komen als onderdeel van algemene sfeerbeelden. Indien je niet wilt dat deze foto’s of video’s door ons gebruikt worden op social media kun je ons dit laten weten op info@fairwayfestival.be

Wettelijke verplichtingen

In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om gegevens bij te houden of te delen met bevoegde instanties, bijvoorbeeld voor boekhouding, fiscaliteit, veiligheid of juridische verplichtingen.

Websiteanalyse en cookies

Wij kunnen cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om onze website goed te laten werken, statistieken te verzamelen en onze communicatie of advertenties te verbeteren. Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid.

Volgens de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit moeten organisaties duidelijk informeren waarom gegevens worden verwerkt, hoelang ze worden bijgehouden, aan wie ze worden doorgegeven en op welke juridische basis dat gebeurt.

4. Op welke rechtsgronden verwerken we jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige wettelijke basis voor is. Afhankelijk van de situatie gaat het om:

• Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je een ticket koopt.
• Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor boekhoudkundige verplichtingen.
• Toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, bepaalde cookies of gerichte marketing.
• Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor veiligheid, fraudepreventie, klantenservice, algemene sfeerbeelden en verbetering van onze dienstverlening.

Wanneer we jouw gegevens verwerken op basis van toestemming, kan je die toestemming op elk moment intrekken. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit benadrukt dat toestemming geen vrijbrief is om meer gegevens te verwerken dan nodig is voor het gevraagde doel.

5. Met wie delen we jouw gegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

We kunnen jouw gegevens wel delen met betrouwbare partners die ons helpen bij de organisatie van Fairway Festival, zoals:

• Ticketingplatformen
• Betaalproviders
• IT- en hostingpartners
• E-mailmarketingplatformen
• Website- en analysepartners
• Beveiligingsdiensten
• Fotografen, videografen en communicatiepartners
• Boekhoudkundige of juridische dienstverleners
• Overheidsinstanties, wanneer dit wettelijk verplicht is

Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, maken wij duidelijke afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het correcte gebruik van de gegevens.

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.

Concreet betekent dit onder meer:

• Ticket- en betalingsgegevens bewaren we zolang nodig is voor administratie, boekhouding en wettelijke verplichtingen.
• Contactgegevens voor nieuwsbrieven bewaren we zolang je ingeschreven blijft.
• Communicatiegegevens bewaren we zolang nodig is om je vraag of dossier correct op te volgen.
• Foto- en videomateriaal kan langer bewaard worden voor archief, communicatie en promotie van het festival.
• Cookiegegevens worden bewaard volgens de termijnen vermeld in ons cookiebeleid

7. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of ongewenste openbaarmaking.

Dat doen we onder andere door toegang tot gegevens te beperken, samen te werken met betrouwbare partners en waar mogelijk beveiligde systemen te gebruiken.

8. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je hebt onder meer het recht om:

• Inzage te vragen in je persoonsgegevens
• Onjuiste gegevens te laten verbeteren
• Je gegevens te laten verwijderen
• De verwerking van je gegevens te laten beperken
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• Je toestemming in te trekken
• Je gegevens over te dragen naar een andere partij, waar van toepassing

De Gegevensbeschermingsautoriteit bevestigt dat organisaties je moeten informeren over deze rechten en over de manier waarop je ze kunt uitoefenen.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via:

info@fairwayfestival.be

We kunnen vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we zeker zijn dat we de gegevens aan de juiste persoon bezorgen.

9. Klachten

Heb je een vraag of klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Contacteer ons dan eerst via:

info@fairwayfestival.be

Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Fairway Festival kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werking, website, partners of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.